Lyssna på sidan Lyssna

Kommunikationspolicy

Antagen av Kommunstyrelsen den 9 maj 2005, § 68.
Senast ändrad av Kommunfullmäktige den 26 augusti 2019, § 175.

Inledning och syfte

Kommunikation är ett strategiskt instrument för att uppnå fastställda mål enligt Arvika kommuns strategiska plan, vision och andra styrdokument.

Kommunikation är också ett redskap i det långsiktiga arbetet med att förmedla en gemensam, tydlig och trovärdig bild av Arvika kommun och dess verksamheter.

Dialogen, både med kommunens invånare och medarbetare, är en viktig förutsättning för att utveckla kommunen i positiv riktning. Kommunikation är en grundläggande förutsättning för delaktighet.

I kommunikationsarbetet ska ett gemensamt synsätt genomsyra hela organisationen. All kommunikation ska nogsamt planeras avseende mål och syfte, budskap, målgrupp samt kommunikationskanaler, för att nå största möjliga effekt. Behovet av kommunikation ska beaktas i alla typer av projekt och en kommunikationsplan ska alltid upprättas när ett kommunikationsbehov konstaterats.

Förhållningssätt

De förhållningssätt som ska prägla verksamheten avseende kommunikation och profilering i Arvika kommun är:

  • Öppenhet och ärlighet. Kommunens kommunikation ska kännetecknas av öppenhet och tillgänglighet med utgångspunkt i offentlighetsprincipen.
  • Saklighet, opartiskhet och relevans. Kommunikationen ska alltid vara saklig, korrekt, objektiv och väl underbyggd.
  • Enhetlighet. All kommunikation ska vara samordnad och enhetlig i sitt budskap med en tydlig avsändare för att minska risken för tvetydiga budskap.
  • Förutseende och aktualitet. Kommunikationsaspekterna ska beaktas inför alla viktiga beslut. Kommunikationen ska vara offensiv och en logisk följd av fattade beslut. Kommunen ska själv ta initiativet i kommunikationsarbetet och vara aktiv och öppen såväl i medgång som i motgång för att på så sätt undvika missförstånd och felaktigheter.
  • Planering. Kommunikationen ska vara planerad, budgeterad, kostnadseffektiv och integrerad i beslutsprocessen. Uppföljning och utvärdering av kommunikationsprojekt ska alltid göras.
  • Lättillgänglighet och målgruppsanpassning. Kommunikationens innehåll ska alltid vara utformad på ett för mottagaren begripligt sätt – den ska vara lättillgänglig, tydlig och lätt att förstå både till språk och innehåll och även tillgänglig för personer med någon form av funktionsnedsättning. Val av kommunikationskanaler görs vid varje enskilt tillfälle beroende på målgrupp, behov av snabbhet, vilka formella skyldigheter som finns i det aktuella fallet samt kostnader i förhållande till den beräknade effekten.
  • Serviceinriktning. Kommunen ska hålla en hög servicenivå när det gäller upplysningar och besvarande av frågor, tillgänglighet och öppethållande samt i övrigt hjälpa den enskilde till rätta i kontakten med kommunen.

I övrigt ska tillämpliga lagar följas, liksom andra politiskt beslutade policydokument för kommunkoncernens kommunikation inom olika områden; Massmediapolicy, Grafisk policy, Webbpolicy samt Policy för sociala medier.

Ansvar och uppföljning

Kommunfullmäktige har det övergripande ansvaret för Arvika kommuns kommunikation och fastställer Kommunikationspolicyn.

Politiska instanser liksom verksamheter är ansvariga för kommunikation inom sina respektive områden. Verksamhetschef är ytterst ansvarig för verksamhetens kommunikation.

Varje chef har kommunikationsansvar inom sitt verksamhetsområde gentemot brukare/kunder och medarbetare. Varje medarbetare har rätt att få tillgång till den information som behövs för att kunna sköta sin uppgift. Samtidigt har varje medarbetare kommunikationsansvar gentemot sin närmaste chef samt skyldighet att själv söka och ge information.

Kommunledningsstabens Informationsenhet ansvarar för Kommunikationspolicyn, liksom för de praktiska riktlinjer, mallar, lathundar och exempel för olika delar av kommunens kommunikationsarbete, som finns på intranätet.

Informationsenhet ansvarar för att samordna, utveckla och följa upp den kommungemensamma externa och interna kommunikationen samt policy- och profilfrågor inom området. Informationsenheten är stödjande resurs i kommunikationsfrågor.

Bolag

Samma förhållningssätt och ansvar avseende kommunikationsarbetet, dock utifrån gällande lagstiftning för aktiebolag, gäller för de kommunala bolagen inom kommunkoncernen. Bolagen ska därutöver arbeta utifrån målsättningen att stärka respektive bolags position på dess marknad.

Sidansvarig:

Sidan uppdaterad: 2019-09-06
Kontakta oss
  • 6. Information
  • 671 81 Arvika
  • Besöksadress Östra Esplanaden 5

  • Eva Österlind
  • Kommunikationsstrateg
  • Tfn 0570-816 07