Lyssna på sidan Lyssna

Policy för e-post

Fastställd av Kommunfullmäktige den 25 juni 2018, § 126.


1. Inledning

Arvika kommun ska skapa förutsättningar för ett gott och tryggt liv för de som lever och verkar i Arvika kommun bland annat genom en hög tillgänglighet och genom att vi skapar förutsättningar för medarbetarnas delaktighet och ansvarstagande. Vi arbetar också för medarbetarnas hälsa och trivsel och denna policy är ett led i detta arbete och gäller för hela Arvika kommun med dess bolag; alla anställda, förtroendevalda och andra som har behörighet att använda kommunernas resurser för e-post.

1.1 Syfte och mål

Syftet med denna policy för e-post är att den ska vara långsiktig, övergripande och ska säkerställa att e-post är ett verktyg som används på ett säkert och ändamålsenligt sätt för att nå kommunens vision.

2. Arbetssätt

Det är ditt ansvar som anställd i Arvika kommun att hålla dig väl informerade om offentlighetslagstiftningens krav inklusive dessa regler. För mer information hänvisas till allmänna regler för dokumenthantering beslutade av kommunstyrelsen.

Samma regler om offentlighet och sekretess som gäller vid hantering av traditionella pappershandlingar gäller också vid användning av elektroniska handlingar.

Du får inte, som anställd i Arvika kommun, skicka känsliga, sekretessbelagda eller personuppgifter via epost.

Du får inte sprida material som strider mot upphovsrättslagen, är rasistiskt, pornografiskt eller på annat sätt är diskriminerande.

Du ska inte ha privat e-post skickad till din kommunadress eftersom din e-post räknas som allmän handling och kan krävas ut.

Du får inte lämna ut dina inloggningsuppgifter till någon annan och skulle de komma i orätta händer behöver du omgående ändra ditt lösenord för att begränsa skaderisken.

3. Ansvar och organisation

Kommunfullmäktige fastställer den policy för e-post som ska gälla för Arvika kommun.

Kommunstyrelsen ansvarar för att kommunens policy för e-post och att riktlinjer för hur e-post ska hanteras, utarbetas och hålls aktuella.

Varje nämnd och bolagsstyrelse är, utifrån denna policy och kommunstyrelsens riktlinjer, ansvarig för e-posthanteringen inom sitt verksamhetsområde.

Alla medarbetare och förtroendevalda har ett ansvar för att följa uppställda policys, riktlinjer och regler. Det samma gäller när tillfällig personal eller extern aktör/uppdragstagare anlitas.

4. Uppföljning och revidering

Policy för e-post ska revideras vart tredje år eller vid behov. I samband med revideringen ska tillhörande riktlinjer och regler revideras på motsvarande sätt.

Sidansvarig:

Sidan uppdaterad: 2019-09-25
Kontakta oss
  • 8. IT-funktionen
  • 671 81 Arvika
  • Besöksadress Östra Esplanaden 5

  • Göran Andersson
  • IT-chef
  • Tfn 0570-816 32