Diarium, allmän handling

Bild på en anteckningsbok

Allmän handling

Alla handlingar som kommer in till, förvaras hos eller skapas av kommunen är allmänna. En handling kan till exempel vara brev, protokoll, e-post, film eller ljudinspelning. En handling är allmän, även om den är adresserad till en enskild tjänsteman, om det gäller en fråga som ska hanteras av kommunen.

Diarium

Enligt svensk lag måste kommunen registrera allmänna handlingar som kommer till eller skapas hos kommunen. Registret kallas för diarium och är en förteckning över de ärenden och handlingar som kommunen hanterar. En del handlingar, till exempel ekonomihandlingar, hålls systematiskt ordnade utanför diariet.

Diariet ska visa

  • datum när handlingen eller dokumentet kom in eller skapades
  • diarienummer eller annan beteckning
  • vem handlingen har kommit från
  • en kort beskrivning vad dokumentet handlar om.

Sök i e-diariet

Du kan söka i kommunens e-diarium efter handlingar.
Till e-diariet


Offentliga eller sekretessbelagda handlingar

Alla allmänna handlingar är offentliga, utom de som är sekretessbelagda. Du har rätt att läsa alla offentliga handlingar. Offentlighetsprincipen är en del av tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar.

Hur hanterar Arvika kommun allmänna handlingar?

I kommunens "Riktlinje för Arvika kommun och dess bolags ärende- och dokumenthantering" (Ärendehandboken) finns mer information kring våra rutiner för allmänna handlingar och om hur diariet fungerar.

Arbetet styrs av lagar och riktlinjer, till exempel Offentlighets- och sekretesslagens regler om hur en kommun ska registrera och hantera allmänna handlngar och Tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätten att ta del av allmänna handlingar. Eftersom diariet kan innehålla uppgifter om enskilda personer så gäller också dataskyddsförordningen (GDPR).

När du korresponderar med tjänstemän och politiker bör du känna till att:

  • All din egen korrespondens med kommunen (brev, e-post och så vidare) också blir en allmän handling som kan läsas av andra.
  • Om du har skickat en handling till kommunen kan du inte ångra dig eller begära att få tillbaka handlingen.
  • Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev i ett ärende som rör en kommunal fråga till tjänstemän eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.


Ta del av en handling - begära ut allmän handling

Den som vill ta del av en handling kan göra det genom att läsa den på stället (hos det kontor eller verksamhet som handlägger ärendet) och sedan lämna tillbaka den. Det går också att skriva av den eller be att få en kopia att ta med sig. Du kan också ringa eller e-posta för att få en kopia skickad till dig.

Kommunen tar ibland ut en avgift vid kopiering (tio sidor eller mer) liksom för porto. Mer information om akuella avgifter finns i Taxa för allmän handling.

Utlämnande av handlingar via e-post görs från varje verksamhets funktionsbrevlåda. Om du inte vet vilken verksamhet som hanterar ditt ärende, e-postar du din begäran till arvika.kommun@arvika.se. Annars kontaktar du någon av verksamheterna nedan.

E-postadresser för att begära ut handlingar

Ekonomistaben

redovisning@arvika.se

Ekonomistaben, Upphandlingsenheten

inkopsavdelningen@arvika.se

Personalstaben

personalstaben@arvika.se

Kommunledningsstaben

arvika.kommun@arvika.se

Kommunledningsstaben, Samhällsbyggnad

plan@arvika.se

Lärande och stöd

larande.stod@arvika.se

Vård och omsorg

vard.omsorg@arvika.se

Miljöstaben

miljostaben@arvika.se

Arvika Fastighets AB

arvika.fastighetsab@arvika.se

Arvika Fjärrvärme AB

teknikivast@arvika.se

Arvika Kommunnät AB

info@anslutarvika.nu

Arvika Kraft AB

teknikivast@arvika.se

Teknik i Väst AB, Arvika Teknik AB

teknikivast@arvika.se


Sidansvarig:

Sidan uppdaterad: 2021-08-16