Lyssna på sidan Lyssna

Hur en upphandling går till

skiss över upphandlingsprocessen

Planering

Behovsanalys

Alla upphandlingar föregås av en behovsanalys. Då görs en analys av hur verksamhetens behov kan tillgodoses. Beslut tas om upphandling ska genomföras eller om befintliga avtal kan användas.

Upphandlingsdokument

Upphandlingsdokumentet är det underlag som kommunen eller ett kommunalt bolag tillhandahåller för en leverantör, för att denna sedan ska kunna lämna anbud.

Kommunens upphandlingsdokument består av:  

  • Anbudsinbjudan (innehåller upphandlingsföreskrifter samt enklare beskrivning av produkten eller tjänsten)
  • Kravspecifikation (beskrivning av krav på produkten eller tjänsten)
  • Avtalsvillkor (beskrivning av fakturahantering, prisjusteringar, beställningsförfarande, leveransrutiner med mera)
  • Prismatris/prisbilaga (förteckning med produkter, tjänster eller annat som ska prissättas i anbudet)
  • Egenförsäkran alternativt ESPD (European Single Procurement Document)


Upphandlingsprocessen

Annonsering

Annonseringen görs på olika sätt beroende på vilket upphandlingsförfarande som tillämpas. Valet av förfarande avgörs av bland annat av upphandlingens beräknade värde. Direktupphandlingar behöver inte annonseras.

Anbud

Alla inkommande anbud i TendSign registreras automatiskt. De ligger låsta i TendSigns databas och är inte tillgängliga för någon innan anbudsöppning.

De elektroniska anbuden öppnas normalt dagen efter sista anbudsdagen. Vid öppnandet av anbuden är det alltid minst två opartiska personer, utsedda av kommunen, som är närvarande. Vanligtvis är en av dessa en person från Inköpsenheten.

Sekretess gäller under hela upphandlingsfasen fram till dess tilldelningsbeslut fattas. Om behov finns kan sekretessen förlängas.

Uteslutning och kvalificering

Detta steg delas in i två delar. Först görs en leverantörsprövning och sedan en anbudsprövning.

Leverantörsprövning

  • kommunen/kommunala bolagen ska utesluta en leverantör om vi fått kännedom om att leverantören är dömd för brott, inte fullgjort sina  åligganden avseende skatt och så vidare enligt LOU kap 13 § 1-2 respektive kap 19.
  • leverantör får uteslutas om de till exempel brustit i tidigare kontrakt eller otillbörligt påverkat upphandlingen, gått i konkurs, åsidosatt tillämpliga miljö-, social- eller arbetsrättsliga skyldigheter med mera (kap 13 § 3).
  • slutligen kontrolleras att de övriga krav kommunen/kommunala bolagen ställt på leverantören är uppfyllda, till exempel ekonomisk stabilitet, att företaget är ackrediterat och så vidare

Anbudsprövning

Anbudsprövning innebär att anbudet granskas mot de krav som ställts i upphandlingsdokumenten, till exempel att begärda handlingar är bifogade till anbudet. Om anbudet inte innehåller eller motsvarar de ställda ska-kraven kan anbudet förkastas. Anbud som kommer in för sent ska också förkastas.

Utvärdering

Det finns tre möjliga utvärderingsgrunder;

  • bästa förhållandet mellan pris och kvalitet
  • kostnad (kan inkludera livscykelkostnad)
  • pris

Om bästa förhållandet mellan pris och kvalitet väljs som utvärderingsgrund ska olika kriterier viktas mot priset. Begreppet kriterier ska beskrivas tydligt och vara kopplade till upphandlingsföremålet. De får inte vara diskriminerande. De ska också kunna mätas. I upphandlingsdokumentet framgår hur varje upphandling kommer att utvärderas.

Tilldelningsbeslut

Beslut fattas om vilket eller vilka anbud som ska antas i upphandlingen. Enligt LOU ska beslutet och grunderna för beslutet redovisas till alla anbudsgivare. Normalt bifogas utvärderingen. Om en leverantör anser sig felaktigt bedömd eller hanterad har de rätt att lämna in begäran om överprövning hos Förvaltningsrätten i Karlstad. Anbudsgivare har tio dagar på sig för att lämna in begäran om överprövning. Nu blir också samtliga handlingar i upphandlingen offentliga.

Kontraktsskrivning

När tio dagar har passerats ska avtal skrivas. Alla villkor i avtalet måste vara beskrivna i upphandlingsdokumenten. Det går inte att lägga till nya villkor eller omförhandla vid avtalstecknande.

Avtalsperiod

Leverans

Nu kan avtalet börja löpa. Leveranser sker enligt överenskommelse i respektive avtal.

Uppföljning

Det är viktigt att regelbundet följa upp att avtalsvillkor följs, både från kommunens/kommunala bolagens sida och leverantörens sida. För att kontrollera priser används ett avtalsuppföljningssystem.

Sidansvarig:

Sidan uppdaterad: 2017-11-01
Kontakta oss
  • 7. Inköp
  • 671 81 Arvika
  • Besöksadress Östra Esplanaden 5

  • Hans Fyhr
  • Inköpare
  • Tfn 0570-817 03

  • Hilde Månsson
  • Inköpare
  • Tfn 0570-828 29

  • Eva Ryman
  • Inköpare (funktionsansvar)
  • Tfn 0570-816 91

  • Kersti Smith
  • Inköpscontroller
  • Tfn 0570-816 45