Lyssna på sidan Lyssna

Kommunikationspolicy

Antagna av Kommunstyrelsen den 9 maj 2005, § 68.
Senast ändrad av Kommunstyrelsen den 13 februari 2012, § 35.

Inledning

Information och kommunikation är strategiska instrument för att uppnå fastställda mål enligt Arvika kommuns vision och värdegrunder och också en förutsättning för att fattade beslut ska kunna genomföras med delaktighet och i en dialog med kommunens invånare och/eller medarbetare.  

Kommunikation och marknadsföring är också redskap i det långsiktiga arbetet med att skapa och förmedla en gemensam, tydlig och trovärdig profil för Arvika kommun, där grunden utgörs dels av kommunens grafiska profil, dels av de fyra värdeord som antagits för profilarbetet - uppfinningsrikedom, kvalitet, närhet och rörelse - samt den gemensamma nämnaren rörlighet.

För att kunna skapa, upprätthålla och förmedla en tydlig och enhetlig bild av verksamheten och av Arvika kommun måste ett gemensamt synsätt genomsyra hela organisationen. All information ska nogsamt planeras avseende mål och syfte, målgrupp samt kommunikationskanaler, för att nå största möjliga effekt, Behovet av information och kommunikation ska beaktas i alla projekt och arbetsplaner.

Kommunen ska sträva efter att i möjligaste mån göra interna och externa informationskanaler (envägs) till kommunikationskanaler (tvåvägs) – dialogen är en viktig förutsättning för att utveckla kommunen i positiv riktning.

Förhållningssätt

De förhållningssätt som ska prägla verksamheten avseende information, kommunikation och profilering i Arvika kommun är:

• Öppenhet och ärlighet. Kommunens information och kommunikation ska kännetecknas av öppenhet och tillgänglighet med utgångspunkt i offentlighetsprincipen.

• Saklighet, opartiskhet och relevans. Den information som ges ska alltid vara saklig, korrekt, objektiv och väl underbyggd.

• Enhetlighet. All information ska vara samordnad och enhetlig i sitt budskap med en tydlig avsändare för att minska risken för tvetydiga budskap.

• Förutseende och aktualitet. Informationsaspekterna ska beaktas inför alla viktiga beslut. Informationen ska vara offensiv och en logisk följd av fattade beslut.

Kommunen ska själv ta initiativet i informationsarbetet och vara aktiv och öppen såväl i medgång som i motgång för att på så sätt undvika missförstånd och felaktigheter.

• Planering. Informationen ska vara planerad, budgeterad, kostnadseffektiv och integrerad i beslutsprocessen. Uppföljning och utvärdering av informationsprojekt ska alltid göras.

• Lättillgänglighet och målgruppsanpassning. Informationen ska alltid vara utformad på ett för mottagaren begripligt sätt – den ska vara lättillgänglig, tydlig och lätt att förstå både till språk och innehåll och även tillgänglig för personer med olika funktionshinder eller andra hinder. Val av kommunikationskanaler görs vid varje enskilt tillfälle beroende på målgrupp, behov av snabbhet, vilka formella skyldigheter som finns i det aktuella fallet samt kostnader i förhållande till den beräknade effekten.  

• Serviceinriktning. Kommunen ska hålla en hög servicenivå när det gäller upplysningar och besvarande av frågor, tillgänglighet och öppethållande samt i övrigt hjälpa den enskilde till rätta i kontakten med kommunen.

Ansvar

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för Arvika kommuns information/kommunikation. Information inom verksamheten Kommunledningsstaben, ansvarar för att samordna, utveckla och följa upp den kommungemensamma externa och interna informationen/kommunikationen samt policy- och profilfrågor inom området. Information är en stödjande resurs för samtliga nämnder/verksamheter i informations- och kommunikationsfrågor.

Politiska instanser och verksamheter är ansvariga för information/kommunikation inom sina respektive områden. Verksamhetschef är ytterst ansvarig för verksamhetens information/kommunikation.

Varje chef/arbetsledare har informations-/kommunikationsansvar inom sitt verksamhetsområde gentemot brukare och medarbetare. Varje medarbetare har rätt att få tillgång till den information som behövs för att kunna sköta sin uppgift. Samtidigt har varje medarbetare informations-/kommunikationsansvar gentemot sin närmaste chef samt skyldighet att själv söka och ge information.

Bolag

Samma förhållningssätt och ansvar avseende informationsarbetet, dock utifrån gällande lagstiftning för aktiebolag, gäller för de kommunala bolagen. Bolagen ska därutöver arbeta utifrån målsättningen att stärka respektive bolags position på dess marknad.

Riktlinjer

Lagar och avtal som gäller inom informationsområdet, liksom interna policydokument (kommunikationspolicy, webbpolicy, grafisk policy samt massmediapolicy) samt framtagna praktiska rutiner för olika delar av kommunens informationsarbete ska följas. Interna riktlinjer finns bland annat på kommunens intranät Arvid.

Sidansvarig:

Sidan uppdaterad: 2017-06-28
Kontakta oss
  • 6. Information
  • 671 81 Arvika
  • Besöksadress Östra Esplanaden 5

  • Eva Österlind
  • Kommunikationsstrateg
  • Tfn 0570-816 07