Lyssna på sidan Lyssna

Reglemente för intern kontroll

Antaget av Kommunfullmäktige den 28 september 2009, § 211.
Senast ändrad av Kommunstyrelsen den 5 december 2016, § 220.

1 § Syfte

Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen, nämnderna och bolagsstyrelserna i kommunens helägda bolag, kommunkoncernen, upprätthåller en tillfredsställande internkontroll, det vill säga att de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås:

  • Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Innebärande bland annat att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställda mål.
  • Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Kommunstyrelsen, nämnderna och de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till korrekt bokföring samt en relevant och rättvisande information om verksamheterna.
  • Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner med mera. Detta innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk samt ingångna avtal med olika parter.

Grunderna för internkontroll och riskhantering är att stärka och skapa en enhetlig god förvaltning och ledning i kommunkoncernen. Internkontroll ska vara en naturlig del i alla verksamheter och processer med funktionen att säkerställa att de av kommunfullmäktige fastställda målen uppfylls. Att säkerställa styrning, uppföljning och rapportering samt verksamhets- och kvalitetsutveckling i kombination med effektiv resursanvändning, god ekonomisk hushållning, är syftet med den interna kontrollen.

Uppföljning och rapportering ska utformas så att den underlättar för rapportmottagaren att ta del av brister och förbättringsområden, göra bedömningar om aktuell kvalitet och resursutnyttjande samt för att långsiktigt kunna bidra till att styra och utveckla verksamheten.

Viktiga förutsättningar för att upprätthålla en långsiktigt god intern kontroll:

  • Funktionell organisation
  • Ändamålsenliga, säkra och dokumenterade processer och rutiner
  • Tydlig styrning av verksamhet och ekonomi
  • Uppdaterade internkontrollplaner och risk- och väsentlighetsanalyser
  • Regelbunden uppföljning och rapportering av verksamhet och ekonomi
  • Rättvisande redovisning och tillförlitliga faktauppgifter
  • Regelbundna och fungerande kontrollrutiner samt snabba åtgärder vid avvikelse
  • Proaktivitet och förbättringsfokus

Med nämnd avses kommunstyrelsen och övriga nämnder d v s överförmyndarnämnden och myndighetsnämnden.

2 § Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god internkontroll. I detta ligger ett ansvar för att en internkontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att denna rapporterar utifrån Kommunstyrelsens behov av kontroll. Kommunstyrelsen har också till uppgift att formulera förvaltningsövergripande regler och anvisningar kring internkontroll.

Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas och bolagsstyrelsernas uppflöjningsrapporter utvärdera kommunkoncernens samlade system för internkontroll. Utvärderingen ska leda till att åtgärder vidtas för uppnå förbättringar i enlighet med fastställda mål och för att komma tillrätta med eventuella brister i kontrollsystemet.

3 § Nämnder och bolagsstyrelser

Nämnder och bolagsstyrelser för de helägda kommunala bolagen har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden och styrelsen ansvarar för att en organisation för internkontroll upprättas samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Nämnder och bolagsstyrelser ska årligen upprätta en internkontrollplan samt avge en skriftlig uppföljningsrapport (§§ 7-9)

Nämnder och styrelsers interna kontrollrutiner får inte ställas lägre än vad som framgår av centralt fastställda regler och kommunövergripande kontrollplaner. Styrning, uppföljning och rapporteringsskyldighet framgår av §§ 8-10.

4 § Kommundirektör och VD för moderbolaget Arvika Stadshus AB

Kommundirektören, tillika VD för moderbolaget, svarar för att en god internkontroll inom förvaltningen och bolagskoncernen upprätthålls och tillämpas. Kommundirektören ansvarar även för att ett enhetligt och samordnat arbetssätt tillämpas i kommunkoncernen (inom både förvaltning och kommunens helägda bolag). Kommundirektören ska löpande rapportera till Kommunstyrelsen om hur den interna kontrollen fungerar.

5 § Verksamhetshetschefer och verkställande direktörer

Verksamhetscheferna och de verkställande direktörerna ansvarar för att:

  • verksamheten har en god internkontroll och efterlever upprättade rutiner och regler
  • göra en risk- och väsentlighetsanalys och därefter upprätta en verksamhetsanpassad internkontrollplan.
  • det finns tydliga rutiner och anvisningar för den interna kontrollen
  • de anställda arbetar mot uppställda mål
  • fortlöpande rapportera till nämnd/bolagsstyrelse hur den interna kontrollen fungerar utifrån gällande internkontrollplan
  • redovisa resultatet av genomförda tillsyner och effekter av beslutade förbättringsåtgärder
  • brister i den interna kontrollen omedelbart rapporteras till kommundirektören

Förtydligande: För samtliga verksamheter som ingår Kommunstyrelsens ansvarsområde görs fortsättningsvis en samlad internkontrollplan i vilken verksamhetscheferna uppdaterar sin verksamhetsdel.

6 § Övriga anställda

Övriga anställa ska:

  • följa regler och anvisningar om internkontroll i sin arbetsutövning
  • omedelbart rapportera brister i den interna kontrollen till närmaste chef
  • efter bästa förmåga bidra till att förbättra rutiner och arbetssätt

Tillämpning §§ 5 och 6: Syftet med den omedelbara rapporteringen är att förvaltningen/bolaget omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Alla brister som hittas i internkontrollarbetet ska dokumenteras.

7 § Styrning och uppföljning av internkontroll

Nämnden/bolagsstyrelsen ska som grund för styrning och planering genomföra risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt verksamhetsområde.

Tillämpning: Nämnderna/bolagsstyrelserna ska inom sina organisationer tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. De ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. Med risk avses sannolikheten för att fel uppstår och med väsentlighet avses de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska konsekvenser som uppstår vid fel och brister.

8 § Internkontrollplan

Varje nämnd/bolagsstyrelse ska inför kommande år anta en plan för uppföljning och granskning av den interna kontrollen med utgångspunkt från väsentlighets- och riskbedömning. I planen ska ingå:

  • de kommunövergripande kontrollområden som fastställts enligt kommunstyrelsens internkontrollplan
  • vilka verksamhetsspecifika kontrollområden som ska följas upp
  • vilken kontrollmetod som tillämpas (t ex stickprov eller annan urvalsgrund)
  • omfattningen på uppföljningen (frekvens, hur ofta?)
  • vem som ansvarar för att utföra uppföljningen (funktion och namn)
  • när rapporteringen ska ske (för årlig intern kontrollrapport till Kommunstyrelsen se § 9)
  • verksamhetsanpassad riskbedömning (aktualiseras från år till år)

Tillämpning: Internkontrollplan för nästkommande år ska upprättas och antas av nämnden senast under december månad föregående år. Kommunstyrelsen har möjlighet att komplettera nämndernas/bolagsstyrelsernas planer med obligatoriska kontrollområden som gäller för samtliga verksamheter.

9 § Uppföljning av internkontrollplan och rapportskyldighet

Resultatet av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, fortlöpande rapporteras till nämnden/bolagsstyrelsen.

Dokumenterad uppföljning av årlig internkontroll ska fastställas av nämnd/bolagsstyrelse och översändas till förtroenderevisionen och Kommunstyrelsen i samband med att nämnden/ bolagsstyrelsen fastställer verksamhetsberättelsen/årsredovisningen för föregående år.

Sidansvarig:

Sidan uppdaterad: 2016-12-12
Kontakta oss
  • 5. Ekonomi
  • 671 81 Arvika
  • Besöksadress Östra Esplanaden 5

  • Anders Wikstrand
  • Redovisningsansvarig
  • Tfn 0570-816 62