Lyssna på sidan Lyssna

Riktlinjer för dokumenthantering

Antagna av Kommunstyrelsen den 24 juni 1996, § 114.
Senast ändrad av Kommunstyrelsen den 14 december 2009, § 366.

Lagar som styr dokumenthanteringen

Offentlighetsprincipen

En viktig grund för den kommunala ärendehanteringen är offentlighetsprincipen. Med stöd av offentlighetsprincipen kan allmänheten ta del av allmänna handlingar — ett krav som motiverar väl fungerande administrativa rutiner i form av ärenderegistrering, protokollföring, arkivering o s v.

Offentlighetsprincipen har gammal hävd i vårt land. Den innebär att allmänheten har rätt till fri insyn i det allmännas angelägenheter. Principen fyller flera syften. Den ska utgöra en garanti för rättssäkerhet och effektivitet i såväl förvaltning som folkstyre. Den ska också främja allmänhetens förtroende för myndigheter. De grundläggande reglerna om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap tryckfrihetsförordningen.

För kommunerna innebär offentlighetsprincipen att kommuninvånarna och andra ska ges möjlighet till insyn i och kontroll av den kommunala verksamheten. Arvika kommuns anställda ska hålla sig väl informerade om offentlighetslagstiftningen.

Sekretess

I offentlighets- och sekretesslagen anges bestämmelser om sekretess.

Allmän handling

I tryckfrihetsförordningen definieras allmän handling.

Med handling avses alla typer av informationsbärare d v s inte bara skrivna pappersdokument utan också t ex kartor, fotografier, ljudupptagningar, mikrofilm och dataupptagningar.

En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet, och har inkommit till myndigheten eller upprättats där.

Förvaras

Det första kriteriet för om en handling ska anses som allmän är att den förvaras hos myndigheten. I de flesta fall är detta okomplicerat. Finns handlingen i myndighetens lokaler och är upprättad eller inkommen, då är den också allmän. Ibland är dock begreppet "förvaring" inte lika självklart. Det förekommer att handlingar finns på annan plats än hos myndigheten men att de ändå anses som förvarade hos myndigheten.

Handlingar kan t ex vara utlånade eller tillfälligt hemma hos en politiker eller tjänsteman. Det kan också förekomma att exempelvis ett företag eller en konsult utför uppdrag för en myndighets räkning och därigenom har hand om viss dokumentation som rör uppdraget. I dessa fall anses handlingarna ändå förvarade hos myndigheten ifråga.

När det gäller handlingar som lämnas till någon annan för teknisk bearbetning eller lagring, anses även dessa handlingar förvarade hos den myndighet som lämnat dem. Det kan t ex gälla mikrofilmade handlingar som förvaras i klimatarkiv i ett förhyrt arkivutrymme.

En upptagning anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig hos myndigheten, d v s om den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. Med en upptagning menas en sådan handling som inte kan uppfattas utan tekniskt hjälpmedel.

Inkommen

En handling anses inkommen till en myndighet så fort den anlänt dit med posten eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att handlingen inte behöver vara diarieförd för att vara allmän. Anbud och andra liknande tävlingshandlingar anses inte vara inkomna förrän den tidpunkt som bestämts för öppnandet. Anbuden är sedan sekretessbelagda tills dess avtal träffats eller ärendet behandlats.

Upprättad

En handling anses upprättad när den är färdigställd, expedierad eller när det ärende den hör till har slutbehandlats hos myndigheten. Kommunens eget exemplar av t ex en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen har avsänts. Observera att när en handling skickas mellan nämnd, styrelsen eller bolag är handlingen upprättad hos avsändaren och inkommen hos mottagaren och ska därför registreras hos båda. Notera dock informationen under rubriken "Arbetsmaterial".

Även om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, d v s när behörig tjänsteman har godkänt innehållet eller undertecknat handlingen. Detta kan gälla t ex fristående utredningar och promemorior.

Diarier, journaler och register där uppgifter förs in löpande blir upprättade och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem.

Myndighet

Med begreppet myndighet avser tryckfrihetsförordningen att varje nämnd utgör en myndighet. I dessa sammanhang betraktas även de kommunala bolagen som myndigheter.

Protokoll

Protokoll blir allmänna när de har justerats hos myndigheten.

Arbetsmaterial

Arbetspapper, utkast och minnesanteckningar blir allmänna om de, sedan ärendet avslutats, tas om hand för arkivering. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Man ska därför tänka på att före arkivläggningen rensa bort sådana handlingar som inte tillför sakuppgifter i ett ärende.

Arbetsmaterial kan, då beredning av ett ärende pågår, skickas mellan enheter för exempelvis synpunkter, utan att det blir allmän handling.

Detta gäller även arbetsmaterial som en konsult förfogar över under ett pågående ärende.

Enskilda handlingar

Tryckta skrifter, ljud- eller bildupptagningar eller andra handlingar som ingår i bibliotek eller som överlämnats av enskilda, t ex privatpersoner och föreningar, för förvaring i en myndighets arkiv är inte allmänna handlingar.

Som allmänna handlingar räknas inte heller handlingar som har upprättats eller inkommit för att publiceras i någon skrift som myndigheten ger ut regelbundet, t ex personaltidning.

Är allmänna handlingar offentliga?

Sekretess

Allmänna handlingar är i de flesta fall offentliga. Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen eller i annan lag som offentlighets- och sekretesslagen hänvisar till.

Hemligstämpel

Man kan förse allmänna handlingar med särskild stämpel som talar om att handlingen är hemlig. Det är dock viktigt att komma ihåg att en sådan stämpel endast ska betraktas som en varningssignal om att handlingen kan innehålla information för vilken sekretess gäller. Varje gång en handling begärs utlämnad är man skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut.

Man har inte rätt att hemlighålla handlingar utan att göra en direkt hänvisning till den paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som är tillämplig. Om man inte kan hitta någon paragraf som passar in i sammanhanget ska handlingen lämnas ut.

Vem hemligstämplar?

I första hand är det den tjänsteman som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska hemligstämplas eller inte. Det ska finnas rutiner för hur frågor som rör hemligstämpling av allmän handling ska hanteras.

Utlämnande av allmänna handlingar

Offentlighet

Efterfrågas allmänna handlingar ska de lämnas ut utan onödigt dröjsmål. Som besökare/frågeställare har man ingen skyldighet att uppge sitt namn eller att redogöra för varför man är intresserad av en viss handling. Myndigheten har dock viss möjlighet till efterforskning om uppgift behövs för att myndigheten ska kunna ta ställning till om dokument ska lämnas ut eller ej.

Om det behövs teknisk utrustning för att ta del av handlingarna är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan, t ex en persondator. Besökare har också rätt att fotografera eller skriva av allmänna handlingar.

Får man ta betalt

Kommunen har ingen rätt att ta betalt om besökare vill ta del av allmän handling på plats. Den som vill ha kopior eller avskrifter av de handlingar som myndigheten förvarar har rätt att få detta. Myndigheten har dock ingen skyldighet att kopiera kartor, ritningar, fotografier eller liknande om detta är tekniskt besvärligt.

Dataupptagningar ska tillhandahållas i form av pappersutskrifter om så önskas.

Kommunerna har rätt att ta betalt om fullmäktige tagit beslut om taxa. Kommunfullmäktige i Arvika har tagit ett sådant beslut. Avgift ska tas ut om beställning gäller 10 sidor eller mer. Avgiften för en beställning av 10 sidor är 50 kronor, för varje sida därutöver är avgiften 2 kronor. Media undantas från reglerna.

Vem tar ställning?

I första hand är det den tjänsteman som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare eller registrator om handlingen finns i diariet. Inom varje myndighet ska finnas en rutin för hur frågor som rör utlämnande av allmän handling ska hanteras.

Om man som tjänsteman vägrar att lämna ut en handling, är man samtidigt skyldig att hänvisa till den instans där vederbörande kan få ett skriftligt, överklagbart beslut.

Beslut och överklagande

En besökare som blir nekad att ta del av viss handling har rätt att få saken prövad i respektive nämnd/styrelse/bolag. Nämnden/styrelsen/bolaget ska delegera beslutanderätten till någon ledamot eller tjänsteman då dessa beslut ska fattas skyndsamt. Beslutet ska alltid vara skriftligt. Skulle beslutet innebära att utlämnande vägras har den som frågat rätt att få information om hur man överklagar. Besvärsinstans är kammarrätten.

Vid oklarhet kontakta kanslifunktionen.

Registrering av allmäna handlingar

Huvudregel

Bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar finns i 5 kap offentlighets- och sekretesslagen. Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunala myndigheten omedelbart registreras.

Arkivlagen

Även arkivlagen innehåller bestämmelse om registrering. Där slås fast att myndigheterna är skyldiga att registrera på ett sätt som underlättar arkivvården, framför allt gallring och framtida återsökning.

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen utgör diarium och arkiv för kommunens verksamheter förutom myndighetsnämnden som har eget diarium och arkiv.

Syfte

Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn i verksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del av. Myndigheten har också ett praktiskt behov av att hålla ordning på sina handlingar.

Allt behöver inte registreras

Offentlighets- och sekretesslagen medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten nämligen:

  • om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de kommit in eller upprättats
  • om det är uppenbart att de är av ringa betydelse för verksamheten, t ex kursinbjudningar och reklam

Vad ska registret innehålla

Om man registrerar allmänna handlingar föreskriver offentlighets- och sekretesslagen att registret innehåller följande uppgifter:

  • datum då handlingen kom in eller upprättades
  • diarienummer eller annan beteckning som handlingen fått
  • från vem handlingen har kommit in eller till vem den har skickats
  • en kort beskrivning av vad handlingen handlar om

​Hemliga handlingar

Sekretessbelagda handlingar ska alltid registreras. Även om allmänheten inte får ta del av innehållet i alla handlingar måste man ändå redovisa att handlingar finns.

Uteslut sekretessbelagda uppgifter i punkterna 3 och 4 i föregående avsnitt.

Organisation

Registrator

Beroende på myndighetens organisation ska det utses en/flera ansvarig/a för ärenderegistreringen med funktion som registrator, ersättare ska finnas.

Registratorn ska vara verksamhetens "spindel i nätet" vad gäller dess allmänna handlingar och snabbt kunna ta fram den information som efterfrågas.

Registratorn ska ha en grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna bedöma vad som är allmänna handlingar, om de är offentliga och registrera dem på lämpligt sätt.

Varje nämnd/styrelse/bolag ska registrera handlingar i ett databaserat diarium.

Posthantering

Krav

Hur man öppnar och hanterar sin post kan variera beroende på organisation. Respektive myndighet ska bestämma rutiner för sin posthantering. Rutinerna ska uppfylla följande krav:

  • handlingar som kommer in eller upprättats ska registreras utan dröjsmål
  • kopior på "viktig" post ska lämnas till berörda utan dröjsmål
  • all "viktig" post ska datumstämplas
  • ingen post får bli liggande oöppnad. För privat adresserad post ska man träffa en överenskommelse vem som ska öppna posten om någon är borta

Handläggares ansvar

Om inkommande handlingar går direkt till handläggare ska han/hon omgående lämna det som ska registreras till registrator. Detsamma gäller för upprättade handlingar.

På varje myndighet ska finnas en central postfunktion där myndighetens post hanteras.

Handlingar behöver inte passera genom registreringsfunktionen om det av myndighetens dokumenthanteringsplan eller av Riksarkivets gallringsråd framgår att de ska registreras och förvaras på annat sätt.

Fax

Ett fax ska bekräftas av avsändaren genom en egenhändigt undertecknad handling om myndigheten begär det.

E-post

Varje myndighet ska ha en brevlåda.

E-post är inkommen när den blir tillgänglig för mottagaren på skärmen. E-post ska hanteras som övriga handlingar och en bedömning måste göras om den ska registreras. Om den ska registreras vidarebefordras meddelandet till den e-postadress myndigheten har kopplad till ärendehanteringssystemet. Registrator skriver ut meddelandet på papper. Likaså är ett elektroniskt meddelande en upprättad handling när det expedieras till en mottagare.

Alla som är anslutna till e-postsystem ska dagligen kontrollera och läsa nyinkomna meddelanden och utan dröjsmål bedöma om registrering ska ske. Detta gäller kommunens samtliga brevlådor. För varje s k myndighetsbrevlåda ska en person vara utsedd som ansvarig för bevakning av brevlådan. Vid ev frånvaro ansvarar den frånvarande för att annan ska ha möjlighet att bevaka inkommande meddelanden till den brevlåda/de brevlådor den frånvarande ansvarar för.

E-postmeddelanden och bifogade filer är krypterade vid sändning inom kommunens eget nät. När ett e-postmeddelande skickas via Internet finns ingen kryptering. Ingen sekretessbelagd eller integritetskänslig information får skickas externt. Om ett meddelande kommer in som omfattas av sekretess ska detta tas ut på papper och registreras. Det ska sedan raderas ur systemet.

Ett elektroniskt meddelande ska bekräftas av avsändaren genom en egenhändigt undertecknad handling om myndigheten begär det.

När ett e-postmeddelande kommer till kommunen sker automatiskt en viruskontroll. Meddelande av tillfällig betydelse som ersätter telefonsamtal behöver ej registreras, de kan gallras omedelbart.

Under beredning eller samråd av ett ärende kan ett utkast/arbetsmaterial skickas med e-post till någon annan inom kommunen utan att det blir allmän handling.

Regeringsrätten har i dom beslutat att utskrifter av de förteckningar över e-post som finns i respektive användares e-postlista är allmän handling.

Varje användare ska — vid begäran från enskild om att få ta del av logglista — göra en sekretessprövning. Om sekretess föreligger ska ett skriftligt beslut överlämnas till den enskilde.

Då problemet med skräppost, s k spam, blivit allt större har Arvika kommun installerat ett filter i e-postsystemet som hindrar en del av e-posten att nå kommunens brevlådor. Vid frågor kontakta IT-enheten. Problemet är att en avvägning måste göras mellan å ena sidan en myndighets skyldighet att vara öppen för e-postkommunikation och å andra sidan inte visa sådan öppenhet att e-postbrevlådorna slammas igen av all skräppost.

Privat post ska undvikas i e-postsystemet.

Cookie-filer

Regeringsrätten har i en dom fastslagit att s k cookie-filer är allmän handling.

Cookie-filer i datorerna är information om vilka sidor en Internetanvändare besökt.

Internetanvändaren kan avstå från att ta emot cookie-filerna och får även radera/gallra dem så snart de lagrats i datorn. Cookie-filerna kan innehålla användar-id eller andra uppgifter om vårt säkerhetssystem. Dessa uppgifter omfattas av sekretess.

Vid begäran från enskild ska varje användares cookie-filer sekretessprövas. IT-ansvarig och kanslifunktionen ska kontaktas.

Om sekretess föreligger ska ett skriftligt beslut överlämnas till den enskilde.

Sms

Om tjänstemän och/eller politiker får viktig information via sms ska en tjänsteanteckning skrivas och denna lämnas till registrator för registrering.

Registreringsmetoder

Normalt används tre olika registreringsmetoder:

  • diarieföring
  • objektsregistrering
  • systematisk förvaring

Hur välja metod?

Valet av registreringsmetod styrs bl a av verksamhetens återsöknings- och bevakningsbehov. Man ska lätt kunna hitta den information man söker. Vilka handlingar/ärenden som kan registreras/förvaras på annat sätt än genom diarieföring framgår av myndighetens dokumenthanteringsplan eller av Riksarkivets gallringsråd.

Diarium

Huvudregeln är att alla ärenden som ska behandlas i nämnden/styrelsen/bolaget ska diarieföras.

Därutöver ska man diarieföra ärenden av vikt som man har behov av att kunna återsöka och bevara för framtiden.

Ärende

Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt formulerad så att alla kan förstå vad ärendet handlar om. Man ska undvika att använda förkortningar. I ärenderubriken bör ingå ett eller flera "sökord". I ärendet ska antecknas alla viktiga åtgärder. Exempel på sådana är handläggare, handlingar som tillkommit, från eller till vem dessa har kommit/skickats, beslutsinstans, datum för beslut och datum för expediering och mottagare.

Bevakning remisser/uppdrag

Ärenden som ska beredas för politisk behandling skickas ut på remiss. Diariet ska bevaka att svar inkommer i tid. Politiska beslut som resulterar i uppdrag ska bevakas av diariet.

Handlingar som berör olika ärende

Om det förekommer att flera olika ärenden tas upp i en och samma skrivelse ska registrator lägga upp flera ärenden/handlingar i diariet.

Expediering/avslut

Vart ärendet expedierats ska framgå av diariet tillsammans med datum för expediering. Avsluta ärenden i diariet när de är färdigbehandlade. OBS! Avslutningsdatum är inte alltid det samma som datum för expediering t ex ska man invänta underteckning av avtal före avslut.

Arkivläggning

För att förenkla framtida återsökning ska varje årgång av de diarieförda ärendena förvaras var för sig. Om ett ärende löper under flera år ska de handlingar som hör till ärendet förvaras tillsammans. Ärendet sorteras på det år då det påbörjades.

Säkerhetsutskrifter

Varje år ska säkerhetsutskrifter från alla diarier ske enligt följande:

  • diarienummerordning
  • initierare

Listorna skrivs ut på arkivbeständigt papper.

Objektsregistrering

Ärenden som lämpar sig för objektsregistrering är ärenden som kan knytas till vissa objekt som alla har naturliga sorteringsbegrepp t ex fastighetsbeteckningar, namn på gator eller anläggningar.

Systematisk förvaring

Systematisk förvaring är ingen regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till registrering. Det innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt. En naturlig sorteringsordning måste finnas, t ex personnummer, fakturanummer eller namn.

Sidansvarig:

Sidan uppdaterad: 2017-04-07
Kontakta oss
  • 9. Kansli
  • 671 81 Arvika
  • Besöksadress Östra Esplanaden 5

  • Mattias Thorängen
  • Utredningssekreterare
  • Tfn 0570-814 21